حوزه پیگیری و راهبری درخواست های دانشجویی
شرح وظایف و اقدامات مدیریتی حوزه:
− نظارت بر عملکرد حامیان
− پیگیری گزارشهای حامیان در خصوص موانع پاسخگویی به درخواستهای دانشجویی
− ارائه گزارشهای ادواری عملکرد حامیان به معاون باشگاه
− ارائه راهکارهای حل موانع و اصالح فرآیندهای انجام امور مرتبط با دانشجویان به معاون باشگاه
− مذاکره با مدیران همتراز در سایر حوزه های واحد دانشگاهی جهت حل مشکالت اجرایی انجام امور مرتبط با
درخواستهای دانشجویان و عملکرد کارکنان پشتیبان در حوزههای مختلف
حوزه حاميان دانشجو
1 .قراردادن درخواست دانشجو در مسیر اداری درست. )حامی فصل الخطاب اقدام اداری مورد درخواست
نیست، بلکه درخواست را در مسیر درست قرار میدهد.(
2 .پی گیری دریافت پاسخ و تسریع در اجرای فرآیند اداری مرتبط با درخواستهای در حال انجام
3 .صفر کردن پوشه ایمیل اداری بصورت روزانه
4 .راهنمایی دانشجویان و پاسخگویی به هر گونه سوال از جمله سواالت پیرامون روند اداری درخواست
5 .بررسی اولیه درخواست اداری و اطمینان از کامل و دقیق بودن درخواست
6 .بازآرایی درخواست دانشجو در الگوی قابل قبول پیش از ارجاع
7 .عودت درخواستهای ناقص
8 .تشخیص محل ارجاع و پاسخگویی درخواست دانشجویی
9 .ارجاع درخواست به مسئول مرتبط
10 .تجمیع پاسخهای دریافتی مربوط به یک درخواست و پاسخ ایمیلی مناسب به دانشجو
11 .پی گیری هر یک از درخواستهای دانشجویی تا حصول نتیجه
2
12 .ارائه پاسخ نهایی درخواست به دانشجو از طریق ایمیل و اعالم اختتام درخواست
13 .پاسخگویی اداری به مدیران بالا دستی پیشخوان دانشجویی
14 .ارائه گزارش وضعیت به مدیران بالا دستی پیشخوان دانشجویی بصورت منظم
15 .مذاکره و پیگیری تلفنی یا حضوری درخواستهای ایمیلی باز )به نتیجه نرسیده(.
16 .گزارش وضعیت پیشرفت درخواست به دانشجو حسب تقاضای دانشجو
17 .کسب تکلیف از مدیران بالا دستی پیشخوان دانشجویی در مواردی که حصول نتیجه درخواست دچار اختلال یا بن بستی شده است.
حوزه دستیاری آموزشی-تخصصی و استعدادهای درخشان
شرح وظایف و اقدامات حوزه:
1 .هماهنگی و پیگیری اطلاع رسانی مقتضی به دانشجویان دکتری جهت ثبت نام در سامانه در زمان فراخوان
دستیاری آموزشی
2 .راهنمایی متقاضیان دستیاری جهت انجام مراحل ثبت نام
3 .بررسی و صحت سنجی مدارک ثبت شده در سامانه دستیار آموزشی و احراز دانشجوی فعال بودن در دانشگاه
آزاد اسالمی متقاضیان با استعلام از آموزشیار از طریق معاونت آموزشی – مهارتی واحد
4 .استعلام سابقه کمیته انضباطی افراد ثبت نام شده از معاونت فرهنگی- دانشجویی واحد
5 .تایید یا عودت پرونده دانشجو در سامانه
6 .ارسال گزارش تعداد متقاضیان به مرکز استان به تفکیک تایید شده و عودت شده، با ذکر گروههای آموزشی
و واحدهای دانشگاهی محل تدریس پیشنهادی )جمع بندی گزارشهای واحدهای استان و ارسال به ستاد
مرکزی باشگاه(
7 .پیگیری وضعیت مصاحبه مدیران گروه با متقاضیان دستیاری آموزشی، انتخاب اساتید پشتیبان و تخصیص
درس از طریق معاونت آموزشی و مهارتی واحد
8 .اخذ اطالعات دستیاران آموزشی در حال تدریس در واحد دانشگاهی در هر نیمسال
9 .اخذ گزارش میزان ساعات حضور در کالس دستیاران آموزشی در هر نیمسال از معاونت آموزشی و مهارتی
واحد و اقدام مقتضی جهت اعمال معافیت از شهریه مرتبط برای دستیاران آموزشی
10 .هماهنگی و همکاری با حوزه گزینش در خصوص بررسی صالحیت عمومی دستیاران آموزشی
11 .اقدام الزم در خصوص توان افزایی دستیاران آموزشی و هماهنگی و برگزاری کارگاه های آموزشی الزم
12 .اقدام الزم در خصوص برگزاری آزمون مرتبط با بخش نظری دوره ویژه مدرسی بر اساس دستورالعملهای ستاد
مرکزی باشگاه پژوهشگران جوان و نخبگان
13 .بررسی احراز شرایط دریافت گواهینامه ویژهمدرسی دانشگاه آزاد اسالمیدستیاران آموزشیدر حال تحصیل
در واحد آموزشی و اعالم به ستاد مرکزی جهت صدور گواهینامه.
3
14 .هماهنگی و اقدام الزم در خصوص جذب دستیاران تخصصی در واحد
15 .شناسایی و جذب استعدادهای درخشان
16 .اقدام مقتضی در خصوص اعطای تسهیالت الزم به اعضای استعداد درخشان
17 .برنامه ریزی در خصوص تشکیل، توانافزایی و تیمسازی در خصوص المپیادهای دانشجویی
18 .برگزاری آزمونهای مرتبط با المپیادهای دانشجویی
19 .هماهنگی اعزام تیمهای واحد به المپیادهای دانشجویی
حوزه ایده آرایی و شبکه پژوهشگران
شرح وظائف و اقدامات:
1 .برقراری ارتباط موثر با صنعت و جامعه جهت اخذ پروژهها و طرحهای برون دانشگاهی و اخذ حمایت برای
طرحها و رویدادهای دانشجویی - دانشآموزی
2 .خرد کردن کالن طرحها در صورت نیاز
3 .فراخوان جذب مجریان طرحهای پژوهشی دانشجویی – دانشآموزی
4 .انجام فرایندهای داوری پیشنهاد طرحهای پژوهشی و ارائه در شورای باشگاه واحد
5 .تنظیم و ثبت صورتجلسهها و ارسال به ستاد مرکزی جهت بررسی نهایی
6 .ابلاغ مصوبات ستاد مرکزی به مجریان، عقد قرارداد با
ویرایش شده
13:06
ذیفنعان و نظارت بر حسن انجام آنها
7 .برنامه ریزی و برگزاری انواع مسابقات، رویدادها و المپیادهای علمی دانشجویی - دانش آموزی به منظور
شناسایی استعدادها و ایجاد شور و نشاط در پیشبرد امور علمی در سطح واحد، استان و کشور
8 .همافزایی و توان افزایی سازی اعضای دانشآموزی و دانشجویی
9 .شبکه سازی نخبگان و ترویج کار گروهی
10 .انجام اقدامات الزم جهت تشکیل انجمنهای علمی دانشجویی جدید
11 .هدایت، راهبری و نظارت بر عملکرد انجمنهای علمی دانشجویی
12 .ترویج و حمایت از فعالیت های انجمن های علمی دانشجویی موجود )از جمله بازدیدهای علمی، نشریات
علمی تخصصی، کارگاه های تخصصی، برگزاری همایش ها و نمایشگاه های دانشجویی(
13 .نظارت و راهبری انجمنهای علمی دانشجویی در چارچوب آیین نامه ها
14 .ایده آرایی )شامل شناسایی نیازها و فرصتها، هدایت و توسعه ایده ها، برگزاری کارگاهها و جلسات
ایدهآرایی، همکاری با بخشها، ارزیابی، انتخاب ایدهها و توسعه برنامه های حمایتی، گزارش دهی و مستندسازی و ایجاد شبکه های ارتباطی
